Agile/çevik yaklaşımlar ile haşır neşir olan herkesin mutlaka karşısına çıkan OKR ile ilgili yeterli sayıda Türkçe kaynak olmadığını fark ettik. Bu nedenle bildiklerimizi/öğrendiklerimizi sizinle de paylaşmak istedik ancak yazarken fark ettik ki çok uzun bir yazı ortaya çıkacak. En iyisi konuyu bir kaç bölümde ele almak. İlk bölümde OKR’ın faydaları, yapı taşları ve nasıl etkili OKR yaratabileceğimizden bahsedeceğiz.
Haydi başlıyoruz…
OKR yani Objectives & Key Results, Hedefler ve Anahtar Sonuçlar anlamına gelmektedir. Farklı kaynaklarda Anahtar Sonuçlar yerine Asli Sonuçlar, Kilit Sonuçlar gibi farklı tanımlamalar da mevcut ancak biz bu yazıda Anahtar Sonuçlar olarak kullanacağız.
OKR için başucu kitabı olarak nitelendirebileceğimiz bu kitapta güzel bir tanım bulunuyor:
“OKR, çalışanların işbirliğini sağlamaya çalışan, şirketi ileriye götürecek ölçülebilir katkılar yaratma çabalarına odaklanan, kritik bir düşünme çerçevesi(framework) ve süregelen bir disiplindir.”
Tanım ve tarihçe için daha fazla zaman harcamak yerine Kaynaklar bölümünü incelemenizi tavsiye edip bir sonraki bölüme geçiyoruz.
OKR’ın Faydaları
Anlaması kolaydır, bu nedenle hızlıca kabullenilir ve kullanılabilir. Leonardo Da Vinci’nin şu sözünü tekrar hatırlayalım: “Sadelik karmaşıklığın en yüksek düzeyidir”. Çoğunlukla şirketlerdeki performans yönetimi ve strateji uygulamaları çok karmaşık görünür ve çalışanların katılımını sağlamak bu nedenle zorlaşır. OKR şirket içinde düzgün uygulandığında tüm çalışanlar aynı dili konuşurlar ve herkes şirket için en öncelikli konuların neler olduğunu kolayca anlayabilir. Uygulaması basit gibi görünse de hazırlamaya başladığınızda aslında ne kadar efor harcanması gerektiğini anlayacaksınız. Ulaştığınız nokta ise “karmaşıklık içeren bir sadelik” olacak.
Kısa aralıklar çevikliği teşvik eder ve değişikliğe daha hazır kılar. Her ne kadar her şirketin farklı bir ritmi ve tercihi olsa da OKRlerin çeyrek bazında tanımlanması ve uygulanması önerilen yöntemdir. Böylece herhangi bir değişiklik hızlıca analiz edilebilir, inovasyona ve potansiyel strateji değişikliklerine çevrilebilir. Eğer yıllık hedeflerle çalışan bir şirketseniz bu tarz değişikliklere yanıt vermeniz güçleşir ve hazırlıksız yakalanabilirsiniz.
Ayrıca çeyrek bazında OKR çalışmaları yapmanız, şirketinizin değişikliklere karşı daha hazırlıklı ve farkında olma kasını da kuvvetlendirir. Son yıllarda yapılan çalışmalar daha sık hedef belirleyen şirketlerin daha başarılı finansal sonuçlar elde ettiğini göstermektedir.
OKR “en önemli”ye odaklanmayı gerektirir. Günümüzün en büyük problemlerinden birisi odaklanamamak. Çalışanlar olarak gündemimizde o kadar çok şey var ki; geç kalınan toplantılar, kariyer kaygıları, ailevi meseleler, sosyal medya vs. İşte bunların ortasında en çok ihtiyaç duyulan, şirket için en önemli şeyin ne olduğu (ve bunun her çalışanın katkısıyla belirlenmesi).
Yapılan araştırmalara göre çalışanların %15'inin yöneticilerinin belirlediği 3 ana hedeften birini bile tanımlayamadığını gösteriyor. Kalan %85'in söyledikleri ise bu hedeflere çok az benziyor. Aynı çalışma ayrıca organizasyondaki seviyeniz azaldıkça şirket öncelikleri konusunda farkındalığınızın da ciddi oranda düştüğünü gösteriyor.
En önemliyi belirlemenin bir diğer faydası da, sizden talep edilen ancak hedeflerinizle uyuşmayan konularda “hayır” diyebilmenizi sağlaması ya da bunu cesaretlendirmesidir.
Şeffaflık fonksiyonlar arası uyumu getirir. Çevik yaklaşımlarla birlikte organizasyonlar bir dönüşüm geçiriyor. Bu dönüşüm ile birlikte artık belirli problemlerin çözülmesi için küçük ve otonom takımlar kuruluyor. Her ne kadar bu takımların tamamen bağımsız çalışmaları hedeflense de uygulamada bir takım bağımlılıklar ortaya çıkabiliyor. Bu nedenle bir takımın diğer takımların performans hedeflerini şeffaf bir şekilde görmesi daha da önemli hale geliyor.
Takımlar birbirlerine bağımlı ya da üzerinde birlikte çalışacakları hedeflere sahip olabilirler, bu nedenle OKR konusundaki şeffaflık işbirliğini, uyumu ve stratejinin uygulanmasını kolaylaştırır.
OKR herkesin katılımını talep eder. OKR tepeden inme bir çalışma değildir. Hatta belki de en önemli ayırıcı özelliği katılımcılığıdır. Tüm çalışanların şirket stratejisini de göz önünde bulundurarak belirlenecek hedeflerde söz sahipliği vardır ve olmalıdır. Katılımın talep edilmesinin bir avantajı da sorumluluk alma duygusunu arttırmasıdır. Birlikte çalışılarak hazırlanan hedefler, değerlendirme zamanında yönetici ve çalışan arasında daha anlamlı ve verimli bir şekilde irdelenebilir; subjektif değerlendirmeler ortadan kaldırılabilir.
OKR Yapı Taşları
OKR ile ilgili şu sorular akla gelebilir. Kısa dönemli (çeyreklik) tanımlanan OKRler ileriyi ne kadar iyi görebilir? Sadece bir çeyreğe odaklanırsak stratejiyi nasıl gerçekleştirebiliriz?
Bu sorulara cevap olarak şunu hatırlatmakta fayda var. OKR asla bir fanus içerisinde yaratılmamalıdır. Şirketin misyonunu, vizyonunu ve stratejisini baz almalıdır. Misyon ve vizyonunuz dahilinde stratejinize adım adım nasıl ulaşacağınızı tanımlarsınız. OKR sürecine başlarken öncelikle çalışmanız ve üretmeniz gereken kısım misyon, vizyon ve stratejidir.
Misyon, vizyon ve stratejinin nasıl oluşturulabileceği ile ilgili bir çalışmalar için sayısız kaynak bulunmakta, o nedenle konunun detayına bu yazımızda girmeyeceğiz.
Güçlü/Etkili Hedefler Nasıl Yaratılır?
Sorulması gereken en basit soru şudur: “Ne yapmak istiyoruz?”
Sorunun cevabı basit gibi görünse de yüksek değere sahip hedefler belirlemek göründüğünden daha derin bir konu. Bu nedenle iyi bir hedefin nasıl olacağına dair bir kaç noktaya birlikte bakalım.
İlham verici. Bir iş hedefini yazmak kolaydır. Zor olan ise insanların performansını yükseltmesi için ilham verecek bir mesaj yaratmaktır.
Örneğin, herhangi bir konuda %10 iyileşme yeterli bir hedef olmayabilir çünkü genelde ulaşılabilir bir hedeftir. Ancak hedefi %50 olarak belirlerseniz insanlar şunları düşünmeye başlayacaktır: “%50 iyileşmeye ulaşmak için şu problemleri çözmek gerekir” ya da “ X konusunu tamamen yeniden ele alıp tasarlamak gerekecek”.
Daha yükseği hedeflerseniz bunu gerçekleştirmek için atılacak adımları daha sıkı düşünmeniz/çalışmanız gerekir.
Ulaşılabilir. Biliyoruz biraz önce ulaşması zor bir hedeften bahsettik. Ancak burada önemli olan ilham vericilik ile gerçekçiliğin bir dengesini yakalamak. İsteğimiz, çalışanların limitlerini zorlayacak hedefler belirleyebilmek ancak bunu yaparken de bazı limitlerin olduğunu unutmamak. Aksi durumda, yani aşırı talepkar hedefler koyulduğunda kültürün bozulması, motivasyon kaybı, riskli ya da etik olmayan davranışların artma ihtimali gibi sonuçlar ortaya çıkabilir. Buradaki ince çizgiyi belirlemek için en iyi yöntem daha fazla çalışanın geri bildirimini almaktır.
Bir çeyrekte yapılabilir. OKR çalışmasını çeyrek bazda yaptığınızı kabul edersek, eğer OKR tanımladığınız takımın ortak görüşü hedefin/hedeflerin 1 yılda yapılabileceğini düşünüyorsa büyük ihtimalle strateji hatta vizyon benzeri bir şey ortaya koymuşsunuz demektir.
Örneğin, “müşteri memnuniyetini arttırmak” hedeften çok bir misyona benziyor; bu zaten işinizin temeli olmalı. Bu, 90 günde tamamlanacak ve bitecek bir konu değil.
Takım tarafından kontrol edilebilir. Eğer OKR çalışmasını bir takım için yapıyorsanız, o takım çıktıları kontrol edebiliyor olmalıdır. Tabi ki fonksiyonlar arası koordinasyon gerektirecek (bağımlılıklardan dolayı) hedefleriniz ya da anahtar sonuçlarınız olabilir. Buradaki önemli nokta, takımın bu OKR ile ilgili tüm sorumluluğu alabiliyor olmasıdır. Eğer çeyrek sonunda “X ekibi Y işini yapmadığı için ben hedefimi gerçekleştiremedim” diyorsanız büyük ihtimalle en başta, yani OKR tanımlama ve mutabık kalma sürecinde bir şeyleri yanlış yaptınız demektir.
Bu noktaların yanında bir kaç ekstra ipucunu da paylaşmak istiyoruz:
Zaten yaptığınız ve limitlerinizi zorlamayan hedefler kullanmayın. Örneğin; “pazar payını korumak”, “çalışanların eğitimlerine devam etmek”.
Kişilerin hedefleri sahiplenmesini kolaylaştırmak için ne yapmamamız gerektiğinden çok ne yapılması gerektiğine odaklanan hedefler kullanın. Örneğin; “Yenilen sağlıksız yiyecekleri azaltmak” yerine “Sağlıklı yiyeceklerden daha fazla yemek”.
Güçlü/Etkili Anahtar Sonuçlar Nasıl Yaratılır?
Anahtar sonuçlar için sorulması gereken soru: “Hedeflere ulaşıp ulaşamadığımızı nasıl bileceğiz/ölçeceğiz?”
Hedefler için yaptığımız gibi burada da etkili anahtar sonuçlar için hangi noktalara dikkat edilmesi gerektiğine birlikte bakalım.
Nicel olmalı. Hedefler nasıl nitel ifadelerse, anahtar sonuçlar da nicel ifadelerdir. Böylece net bir şekilde hedefe ulaşıp ulaşamadığımızı ölçebiliriz.
Çıta yükseğe konulmalı. Böylece performansın artışı ve işten alınan tatminin artması sağlanabilir. Ancak hedeflerde de bahsettiğimiz gibi çok yükseğe konulan çıta ise motivasyon ve enerji kaybı ortaya çıkabilir. Burada da yine denge çok önemli.
Gelişimi gösterebilmeli. Kişiler bir hedefe doğru ilerlerken kat ettikleri yolu, gelişimlerini, o ana kadar başardıklarını görebildiklerinde fazlası için motive olma istekleri de artar. Bu nedenle anahtar sonuçların gelişimi gösterecek şekilde ölçülebilir olması kritiktir.
Yatay ve dikey olarak üzerinde anlaşılmış olmalı. Dikeyde yönetim ile, yatayda ise birlikte çalıştığınız ekiplerle anahtar sonuçlarınızı paylaşmanız ve onların fikirlerini almanız bu anahtar sonuçların organizasyonunuzun her seviyesinde kabul görmesini ve şeffaflığını sağlar.
Sonuçları göstermeli, görevleri (task) değil. Örneğin, “Satış fırsatlarını değerlendir” bir anahtar sonuç değildir, ancak “25 yeni potansiyel müşteriyi portföye almak” iyi bir anahtar sonuç olabilir. Eğer “değerlendirmek”, “katılmak”, “yardımcı olmak” vs. gibi ifadeleri kullanıyorsanız anahtar sonuçlarınızı tekrar gözden geçirmekte fayda var.
Pozitif ifadeler kullanın. Hedeflerde olduğu gibi burada da negatif söylemler yerine pozitif söylemlere odaklanın.
Örneğin; “Hata oranını %10'a düşürmek” yerine “Başarı oranını %90'a çıkarmak”.
.............................................................................
Umarız bu yazı sizin için faydalı bir kaynak olmuştur. Yorumlarınızı ve değerlendirmelerinizi paylaşmaktan çekinmeyin:)
Bir sonraki yazıda görüşmek üzere...
Not: OKR konusunda daha derinlemesine bilgi almak isterseniz düzenlediğimiz eğitimlerle ilgili bilgiye buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.
Comments