OKR hakkında en çok merak edilen konulardan biri de çeyrek sonunda (ya da siz hangi frekansı kullanıyorsanız o zaman sonunda) değerlendirmenin ve skorlamanın nasıl yapılacağı.
Hemen bir örnek üzerinden ilerlemeye başlayalım. Diyelim ki oluşturduğunuz anahtar sonuçlardan biri “Bu çeyrekte 30 yeni müşteri kazanmak” idi ve çeyrek sonunda da 24 yeni müşteri kazanmış olsanız bu sizin için harika bir sonuç mudur? İyi bir sonuç? Kötü?
Bu tabii ki tamamen sizin daha önceki müşteri kazanım rakamlarınıza ve gelecek ile ilgili beklentinize bağlıdır. Eğer önceki çeyrekte sadece 1 müşteri kazandıysanız, bu çeyrekte kazanılan 24 müşteri harika bir sonuç olabilir. Ancak önceki çeyrekte 25 yeni müşteri kazandıysanız, bu çeyrek sonuçları sizi pek mutlu etmeyebilir. İşte tam da bu görecelilik nedeniyle beklentinizi kalibre etmeniz gerekecek. Bunu da bizim için Çok İyi, İyi, Ortalama, Kötü şeklinde nitelendirebileceğimiz performansları ifade edecek seviyeler belirleyerek yapabiliriz. Ve dahası bu seviyeleri OKRlerimizi tanımlarken belirleyip ilgili kişilerle/takımlarla paylaşmalıyız. Böylece hem beklentimizi hem de anahtar sonuç açısından ilerlemenin hangi anlama geldiğini açıklığa kavuşturmak adına paydaşlarımızla ve organizasyon içerisinde gerekli şeffaflığı yaratmış olacağız.
Aşağıdaki skorlama örneği (4 seviye) farklı organizasyonlarda sıkça kullanılmaktadır.
1.0: Ulaşması çok zor görünen bir seviye gibi görünebilir ancak anahtar sonuçlarımızı oluştururken bu seviyeyi baz olarak kullanmalıyız. Örneğimizdeki 30 müşteri kazanımı 1.0 puan kazandıracak seviyedir. Ulaşması zor bir gibi görünmesi ekiplerin/organizasyonun farklı düşünmesi/hareket etmesi anlamına gelecek ve inovasyonu tetikleyecektir.
0.7: Bu seviye ulaşması zor ancak belirli bir eforun sarf edilmesi ile ulaşılması çok zor olmayan bir seviyedir. Yine örneğimizdeki 25 müşteri kazanımı buna bir örnek olabilir. Daha önceki çeyrek performanslarına baktığımızda ulaşılabilir görünüyor ancak yine de kendimizi zorlamamız gerekecek.
0.3: Herhangi bir ekstra efor harcamadan ulaşabileceğimiz seviyedir (ulaşabildiğimizi bildiğimiz seviye). Örneğin eğer daha önceki çeyreklerde bu şekilde 5 müşteri kazanabildiğimizi görüyorsak bu seviye için 5 kullanabiliriz. Bu seviye bir başka deyişle “Business As Usual (BAU)” (Rutin iş performansı) olarak da adlandırılmaktadır. Bu noktada rutin bir seviye belirlemenin OKR yaklaşımı (ekiplerin/organizasyonun mevcut paradigmalarını sorgulamaları, yeni çalışma şekilleri ortaya koyabilmeleri için onları dürtülemek) ile tutarsız olduğunu düşünebilirsiniz ancak burada hala faydalı bir öğrenme fırsatı yatmaktadır. Eğer bir ekip çeyrek sonunda 0.3 seviyesinde bir performans gösterdiyse aşağıdaki sorular sorulabilir ve bu soruların yanıtları ilgili takımın nasıl çalıştığı, hangi engelleri olduğu ve bir sonraki çeyrek için nasıl daha efektif OKR çalışması yapabilecekleri ile ilgili çeşitli ipuçları verebilir.
Çeyrek içerisinde öncelikler mi değişti? Değişti ise neden?
Belirlenen beklentiler gerçekdışı mıydı?
Belirlenen anahtar sonuç herhangi bir şekilde takımın hedefleriyle ilintisiz hale mi geldi?
0: Hiç bir ilerleme yok. Başlangıç noktası ile bitiş noktası arasında hiçbir ilerleme kaydedilmemiş.
Organizasyonlar için performans hedeflerini belirlemek her zaman zor bir konu olmuştur. Bu nedenle elimizdeki tüm verileri (Örneğin; geçmiş performans verileri, piyasa ortalamaları, müşteri beklentileri vs.) kullanarak hedefleri mümkün olduğunca nicel baza oturtmamız önemlidir.
Son olarak 1.0, 0.7 ve 0.3 seviyeleri şimdiye kadar bir çok farklı organizasyon tarafından kullanılan ve tavsiye edilen seviyelerdir ancak tabii ki her organizasyon kendi uygulamasını ve kültürünü yansıtacaktır. Örneğin bazı şirket kültürlerinde 1 çok basit/küçük bir rakam gibi görünebilir ve insanları yeterince motive etmeyebilir. Bu nedenle bu organizasyonlar 1.0 yerine 10, 100, 1000 gibi seviyeler belirleyebilirler.
Skorlama İle Birlikte Oluşabilecek Durumlar
İlk OKR uygulaması ve skorlaması sonrasında çok fazla 0 ile karşılamak bir sorun mudur? Ya da tam tersi çok fazla 1 olması ekipleri gelişim ve farklı düşünce anlamında yeterince zorlamadığınız anlamına mı gelir? İlk uygulamalarında organizasyonlar/ekipler genelde iki durumdan birini yaşamakta; ya 1lerden oluşan bir sonuç tablosu ile dönemi kapatmakta ya da harcanan o kadar efora rağmen elde bolca 0 olan bir tabloyla karşılaşmakta.
Burada önemli olan bunun da bir öğrenim süreci olduğunu unutmamak ve sürece olan güveni kaybetmemek, bu da ancak sonuçlar üzerinde açık ve şeffaf geribildirimlerle mümkün olabilir.
Bir kaç çeyrek sonra (ya da bir kaç iterasyon sonra) anahtar sonuç skorlarınızın 0.6–0.7 gibi bir ortalamaya oturmasını beklemek uygun olur. Bundan daha yüksek bir sonuç yeterince agresif hedefler koymadığınızı ya da ekibinizin/organizasyonunuzun potansiyelini ve yetkinliğini yeterince kullanamadığınızın; bundan daha düşük bir sonuç ise fazla agresif ve ulaşılamaz hedefler belirlediğinizin bir işareti olabilir.
Eğer sürekli düşük skorlar ortaya çıkıyorsa bunu ilgili ekiplerle birlikte ele alarak hedeflerin ulaşılabilirliğini değerlendirmeniz faydalı olacaktır. Aksi takdirde demotivasyon ve OKR yaklaşımına olan güvenin kaybı gibi sonuçlar ortaya çıkabilir.
Hedefler (Objectives) De Skorlanmalı Mı?
Bazı organizasyonlar hedefleri de skorlama yoluna gidebilmektedir. Örneğin bir hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını altındaki anahtar sonuçların skorlarına göre belirleyen organizasyonlarla karşılaşmaktayız. Eğer hedefe ait tüm anahtar sonuçlara ulaşıldıysa hedefin de tamamlandığı, bir ya da birden fazla anahtar sonuca ulaşılmadıysa hedefe de ulaşılmadığı sonucuna varılabilmekte. Ancak burada şöyle bir sorun var, hedeflerin altında yaratılan anahtar sonuçlar farklı ekipler/paydaşlar tarafından sahiplenilebilir.
Bu durumda organizasyonun bazı parçaları her ne kadar kendi üzerlerine düşen görevi (yani ilgili anahtar sonuçlar ile ilgili başarılı sonuçlara ulaşmak) yerine getirseler de bunun yeterli olmadığı mesajı ile karşılaşmakta ve bu da demotivasyona ve yine sürece olan güvenin sarsılmasına yol açabilmekte. Bu nedenle kişisel önerim, sadece anahtar sonuçların skorlamasına odaklanılması olacaktır.
........................................................
Umarız bu yazı sizin için faydalı bir kaynak olmuştur. Yorumlarınızı ve değerlendirmelerinizi paylaşmaktan çekinmeyin:)
Bir sonraki yazıda görüşmek üzere...
Not: OKR konusunda daha derinlemesine bilgi almak isterseniz düzenlediğimiz eğitimlerle ilgili bilgiye buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.
Comments